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从电话会议提升企业办公效率
发表时间：2021年05月18日浏览量：
电话会议是一种高效的沟通手段。没有什么其它手段比快速的拨打一个电话更能解决问题的。你只需知道电话号码，可以在1分钟内召集几十乃至上百人的电话会议。所有参会人员无需额外的设备，无需安装任何软件和APP。无论是手机还是固定电话还是专业的会议话机。在任何环境下，都可以方便的参加电话会议。然而电话会议在企业的应用中让企业管理者顾虑重重，高昂的资费往往成为电话会议应用的最大障碍。企业会为少部分人开能电话会议账号，并对用量进行控制，或者整合进审批系统，电话会议的召开要经过严格的审批。
这让本来像电子邮件一样方便的电话会议受到了制约，员工对于使用电话会议情绪不高，宁可通过一封接一封的电子邮件交互来解决问题，让本应该几分钟电话会议解决的问题，时间拉长到一个工作日。
通过正确的使用电话会议，在效率提升上会有显著效果，并且还有可能降低你的总体沟通成本。要如何做到这一点呢？使用桌面分机召开电话会议将电话会议推广到桌面，像发电子邮件一样，需要多人沟通协作的情况，使用桌面电话可以迅速的召开多人参加的电话会议，这是一种效率极高的沟通方式，将相关人员一次性召集，减少沟通的等待和反复时间。
电话会议到桌面可以为企业节省大量的会议室成本。大多数电话会议沟通在桌面完成，把实体会议室让给现场沟通的会议和视频会议，减少企业的会议室预约排期，释放稀缺资源。
使用专业会议话机召开电话会议
在电话会议的应用场景中，少不了有多人在同一地点参加电话会议的情况。通常使用桌面电话的免提功能，效果差强人意，普通桌面电话的免提设计并没有考虑更复杂的回声处理，在免提麦克风的收音上也没有做更多的处理。专业的会议话机具备更大的频宽，特别是现在基于的专业会议话机以及可以使用VOLTE功能的手机都可达到高保真级别的音质。
一般来讲，一个50平米的会议室只需要配置一台专业级别的会议话机就可以满足，专业的会议话机麦克风具备360度全向收音的麦克风，并且拾音距离可以达到3-6米。让电话会议有更好的音频体验。这会极大的提高效率。毕竟开会的目的就是为了把事情说清楚。
利用企业现有通信资源整合电话会议
电话会议具备多种召开方式，并且目前提供电话会议服务的越来越多，现在手机都可以召开最大6方的电话会议，几乎成了电信运营商的基础服务。但作为大型企业，电话会议的应用一般要对企业现有的资源进行一个评估，通过整合现有的通信资源与电话会议系统进行整合，让电话会议的应用更符合企业的特点。而不是简单的使用电话会议运营平台，去租用电话会议，被高昂的电话会议资费束缚，让电话会议这样的效率工具无法发挥出最大的优势。
比如企业具备现有的VoIP通信网络，可以将电话会议系统与企业现有通信网络整合，实现内部电话会议全免费。电话会议的应用可以轻松的覆盖全员，极大的提高电话会议的使用频率，平均3-6个月即可收回电话会议设备投资成本。
提前预订电话会议日程
在使用电话会议的过程中，要培养良好的电话会议使用习惯。做到电话会议的提前预约，提前通知。让所有参会者对电话会议主题有所准备。
选择合适的会议场景
电话会议具有很多种召开场景，同样，电话会议也并不是适合所有的多人沟通环境。所以在组织电话会议前，要对沟通的内容，召开场景进行评估。哪些电话会议适合组织者主动呼叫与会者。哪些会议适合发送会议信息，让与会者自主参加。哪些会议适合使用自有建设平台。哪些会议适合使用租用的云电话会议平台。会议的应用场景不同，电话会议的使用要求也不同，只有找到适合企业业务需求，符合使用习惯的场景， 电话会议的应用沟通才可以发挥出最大效能。
比如公司内部人员的小组讨论可以使用内部电话会议平台。大型的对外会议发布可以选择电话会议租用平台，按使用量付费。电话会议的应用主要体现在效率提升上，全面评估企业现在通信资源，会议沟通习惯，根据企业自身条件设计电话会议的业务应用。让电话会议在提高效率的同时降低使用费用。让电话会议在企业沟通协作应用中起到重要作用。
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